Vi er nå på jakt etter en strukturert, detaljorientert og effektiv Administrasjonsansvarlig til et engasjement hos en av våre kunder. Vi ser etter deg som har svært god systemforståelse, er ansvarsbevisst og har relevant erfaring.
Arbeidsoppgaver:
- Bestille reiser via vårt reisebookingsystem, herunder alle typer transport som er nødvendig, hotell og evt. middager og møter
- Ansvar for visum og andre nødvendige reisedokumenter
- Involvert i alle aktiviteter omkring ansettelser
- Gi lederstøtte og tidvis kan en bli forespurt om å støtte andre ledere ved behov
- Det vil fra tid til annen være forventet at stillingsinnehaver deltar på forretningsreiser og/eller eksterne møter
- Oppfølging og ansvar for ferielister
- Utvikle og følge opp tiltak for å opprettholde helse, trivsel og godt arbeidsmiljø
- Utvikle og følge opp systemer for arkivering, produksjonsdata, kommunikasjon mm.
- Kontakt og rapportering til ulike myndigheter
- Overordnet ansvar for alle typer forsikringer, herunder bistå under utvikling av forsikringsgrunnlag, anbudsrunder og inngåelse av kontrakter
- Håndtere alle typer utlegg/utgifter, inkludert reiseregninger for GCE
- Det vil i tillegg være muligheter for andre oppgaver basert på egne interesser
- Kontaktperson mot Avinor
- Delta på planlegging av messer og til tider delta på messer inn- og utland.
- Utarbeide konsulentavtaler
- Planlegging av styremøter med nødvendig dokumentasjon og delta på styremøtene som styresekretær
- Utarbeide prosedyrer innen administrasjon og ledelse
Kvalifikasjoner:
- Utdanning/erfaring innenfor fagområdene HR-, administrasjon, økonomi og kommunikasjon.
- Profesjonell fremstillingsevner i norsk og engelsk, muntlig og skriftlig.
- Svært god kompetanse på MS Office produktene i tillegg til grunnleggende data ferdigheter.
- Erfaring som Executive Assistant eller Administrasjonsleder er å foretrekke.
- Erfaring med sosiale medier og internkommunikasjon er en fordel
- Erfaring fra reiseliv eller eventbransjen kan være nyttig
- Svært gode kommunikasjons- og samarbeidsevner
- En elsker å koordinere og legge til rette for andre, og er gjerne ett skritt foran i planleggingen
- En liker detaljer og litt pirk, men er også god på å kaste seg rundt og løse oppgaver i høy fart fordi en normalt har kontroll på detaljene
- Pålitelig, nøyaktig, strukturert, tålmodig, høy arbeidskapasitet, glimt i øyet og trives i mellommenneskelige samspill
Arbeidssted: Stavanger området
Tiltredelse: ASAP
Varighet: Engasjement
Hvordan er det å være en del av NøkkelPersonell?
Som konsulent i NøkkelPersonell har du mulighet til å bygge kompetanse i ulike bedrifter og bransjer, og utvikle bred erfaring med varierte oppgaver. Du får utvidet ditt nettverk innenfor ulike miljøer og jobbe med dyktige kollegaer. NøkkelPersonell håndterer alt det administrative knyttet til din ansettelse, og er din støttespiller gjennom oppdraget. I NøkkelPersonell er vi ryddige og du blir møtt med ordnede forhold, i tillegg til at vi har konkurransedyktige betingelser.
Hvis du ønsker å søke på stillingen som Administrasjonsansvarlig, registrer din CV og søknad nedenfor eller send dine dokumenter til soknad@nokkelpersonell.no. Vi intervjuer fortløpende.
Ikke stillingen for deg? Klikk her for full oversikt over alle våre ledige stillinger.
